Společností jsme byli osloveni v srpnu roku 2023. Vzhledem k tomu, že pro společnosti se 150 zaměstnanci jsou povinnosti stanovené zákonem o ochraně oznamovatelů účinné až od 15.12.2023, bylo na vyřešení procesu implementace a nalezení vhodného řešení více než dostatek času.
Na základě poptávky společnosti bylo hlavním cílem zakázky implementovat efektivní a důvěryhodný whistleblowing systém, který by splňoval nejen zákonem předepsané minimum, ale i vyšší požadavky v souladu s etickým kodexem a standardy společnosti.
Zadání
V rámci zakázky pro společnost XYZ Foods jsme měli za úkol implementovat efektivní a důvěryhodný whistleblowing systém. Přestože společnost neměla historii jakýchkoliv etických problémů, rozhodla se proaktivně přistoupit k zavedení mechanismu, který by podporoval otevřenou komunikaci a umožňoval zaměstnancům nahlásit neetické nebo nelegální praktiky bez obav z odvetných opatření.
Průběh implementace
1. Audit potřeb společnosti a legislativních požadavků:
Prvním krokem byl na přání společnosti detailní audit firemní kultury, etického kodexu, potřeb zaměstnanců a platné legislativy týkající se whistleblowingu. Tato analýza poskytla základ pro návrh vhodného whistleblowing systému.
2. Návrh a implementace systému
Na základě výsledků auditu jsme s pomocí našich externích partnerů zvolili vhodné softwarové řešení pro efektivní interní whistleblowing platformu. Tato platforma umožňuje anonymní podání hlášení, sleduje procesy vyřizování podaných hlášení a poskytuje transparentní zpětnou vazbu pro oznamovatele.
Na základě poptávky společnosti jsme dále připravili balíček interních směrnic, interní dokumentace a povinně zveřejňovaných informací v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů. Jelikož společnost si přála zajistit i jmenování tzv. příslušné osoby, do funkce příslušné osoby jsme jmenovali jednoho z našich specialistů.
3. Školení zaměstnanců
Pro zajištění úspěšného fungování systému bylo v několika vlnách provedeno důkladné školení zaměstnanců, které ukázalo zaměstnancům fungování interní platformy a osvětlilo postupy pro podávání hlášení a záruky bezpečnosti a anonymity oznamovatelů.
Výsledek
Implementace whistleblowing systému společnost XYZ Foods proběhla bez jakýchkoliv problémů a setkala se s pozitivními ohlasy ze strany zaměstnanců společnosti. Díky efektivnímu a profesionálnímu řešení je společnost připravena na účinnost zákona o ochraně oznamovatelů a nemusí se bát jakýchkoli správních sankcí.
Budoucnost a další kroky
Naše agentura se společností XYZ Foods zůstává nadále v kontaktu. Kromě pravidelného monitoringu případných legislativních změn spojených s whistleblowingem a poskytováním služby příslušné osoby naše agentura bude do budoucna zajišťovat pravidelné revize interních procesů, kontrolu a správu interního whistleblowing systému a školení nových zaměstnanců.